国立大学法人　北海道大学

煩雑な集計業務を効率化

4,000件・３ヶ月もの紙媒体の集計業務をわずか数日の集計業務へ

— 貴室（貴課）の普段の業務をお聞かせください

山口：当室は2022年4月に新設された部署で、研究公正や研究活動上の不正行為・研究費不正の防止に取り組んでいくことを職務としています。最近、研究インテグリティという言葉がよく使われておりますが、研究活動の国際化、オープン化に伴う新たなリスクにより開放性、透明性といった研究環境となる基盤の価値が損なわれる懸念や科学者が意図せず利益相反・責務相反に陥る危険性があり、国際的に信頼性のある研究環境を構築することが必要となっていますが、これを推進するのが当室の役割です。

研究公正担当　係長
山口 聡子様

— 今回の発注のご検討に至った経緯を教えてください

山口：2022年３月までこの業務を担当していた部署では、例年全教員に申告してもらう利益相反自己申告書を紙媒体で提出してもらい、５～６人の職員が分担してデータ入力・集計を行っていました。

当室が業務を担当するようになってからは、担当者が１名体制となり、集計に３か月も要していました。残業時間も多かったため紙媒体での提出をやめ、エクセルファイルで提出してもらうようにしたのですが、それでも集計に要する期間が変わらず、人も雇えないし、実は一人で悩んでいました（笑）。

室で予算を付けてもらったこともあり、他社のシステムも検討したのですが、当室にとっては不要な機能も付属していて、導入をためらっていたところ、とあるシステム開発会社から御社を紹介していただきました。

■ 利用サービス

利益相反自己申告システム

■ お客様情報

名称	国立大学法人　北海道大学
部署	研究推進部研究振興企画課　研究公正推進室
所在地	北海道札幌市北区北８条西５丁目
設立	１８７６年（札幌農学校として）
事業内容	研究・教育

■ プロジェクトメンバー

お客様
研究公正担当　係長 上田 敦 様
研究公正担当　係長 山口 聡子 様

当社
代表取締役 松浦 求磨
ウェブ事業部 加藤 祐基

— サービス導入前の状態を教えてください

山口：先ほど申し上げたことと重複しますが、2022年度は紙媒体で提出してもらっていたので、全学の総提出枚数も４千枚ほどになり、書類の場所も不足する状況で、部局事務の担当の方も提出された申告書を五十音順に並べて下さったり、こちらから内容の問い合わせをした際にコピーを探して内容を確認してもらったりと、私の作業量を上回る多数の方の時間を取られていました。本件は毎日２時間残業しても２～３ヶ月ほどかかり、かなりハードな業務だったと言えます。

— サービス導入後、どのような効果がありましたか。または、改善を実感したポイント・良かったところはありますか。

山口：実はシステム導入をした2024年度から当室内で業務分担が変わり、自分の別業務が増えました。このとき、増えた分をこなしながらこれまでのデータ手入力もやっていたら逃げ出していたと思います（笑）。導入後は入力締め切り期間まで余裕ができ、一日これだけのデータ入力をする！というノルマもなくなり、疲れから来る入力・操作ミスも無くなったので助かりました。また、部局の事務担当者さんも提出率をシステム上で確認できるようになったので、一緒に達成感を味わえたかもしれません。

実際に入力されている教員の皆様のアンケートはまだ実施していませんが、申告者マニュアルを改善したり、入力画面上の注意をわかりやすくしたりするなどして不備データをなくすようにできればと考えています。

— 当社を選んで頂いた決め手は何でしょうか？

山口：次の３点に集約されると思います。
１．こちらの現状を説明したところ、内容をおおむね理解していただいた上でどのようなシステムを提案できるかをわかりやすく提案してもらえたこと。
２．大手企業とは異なり、下請けを使わずに自らプログラムを作っている会社のため、こちらの予算に見合った価格帯で納入してもらえそうだったこと。
３．すでに地方公共団体（札幌市）から受注実績があったので、会社として書類仕事が出来る組織基盤が確立されていると考えられたこと。

— ありがとうございます。導入後の貴室の業務のご状況はどうですか？

山口：法改正や分担の見直しに伴って新たな業務も増えており、業務量が多いことには変わりはありませんが、この業務に割く時間が減らせたのは大きな進歩で、とても良かったと思っています。

— 最後に、今後の貴課の目標や、あるいは担当者様のお仕事で将来的な目標などがありましたらお伺いしてもよろしいでしょうか。

山口：学内にはまだ電子データや紙で提出している書類も残っていたり、それぞれの独立したシステムが連携していなかったりします。もっとデジタル化を進め、他部署のシステムと連携することで、教員や研究者が教育・研究できる時間を増やす取組をさらに考えていきたいと思っています。

— 本日はお時間いただき、誠にありがとうございました。

担当より

今回の案件は、偶々お客様がお困りのタイミングでリーチ出来たので私共を選んで頂く事に繋がったと分析しています。実はこの仕事に附随して他の業務システムでのデータを分析する補助ソフトも大学へ納入させて頂いたのですが、IT関係の事業者と大学の事務現場の間ではこんなに文化も考え方も違うのかと、私共もお客様から多く勉強させて頂いた案件でした。

極めてお忙しい中、快くインタビューに応じて頂いた上田係長、山口係長ともありがとうございました。

当社は今回のような業務システム、通信インフラを柔軟かつ迅速に提供させて頂くITソリューションプロバイダーです。